Seguramente estarás de acuerdo en que reunirse es trabajar. Pero seguro también, que alguna vez dijiste o escuchaste decir frases como “estuve en muchas reuniones y me atrasé con el trabajo”. Tenemos la percepción de que las reuniones se oponen a nuestro trabajo y nos quitan tiempo, y en parte, demasiadas veces es así. Además, muchos colaboradores en las empresas dicen que no eligen estar en las reuniones, que se las impone otra persona, generalmente jefes, u otro departamento. Empecemos por el principio: ¿cuáles son los motivos que nos llevan a reunirnos en las empresas? Encuentro al menos 9:

1. Compartir información.
2. Recibir o entregar asesoramiento.
3. Tomar una decisión.
4. Resolver un problema.
5. Innovar.
6. Reconocer al equipo.
7. Encontrarse.
8. Inducir y/o capacitar.
9. Avanzar en un proyecto.

La lista entusiasma, es riquísima, promete encuentro, conocimiento, intercambio. Entonces ¿por qué nadie quiere tener reuniones? Y si nadie las quiere ¿por qué la primera propuesta ante un problema es “armemos una reunión” cuando debería ser la última? Analicemos.

Reunirse para compartir información

Existen medios muchísimo mejores para compartir información que una reunión. Pero supongamos que efectivamente sí fuera necesaria, por ejemplo para dar feedback, dar instrucciones, hacer pedidos o conversar sobre un evento importante para la organización. Entonces, las personas que asistan deben contar con buena parte o toda la información ANTES de la reunión, habiendo accedido a ella en el canal que tenga definido el equipo. No vamos a la reunión a enterarnos de las cosas, vamos a conversar sobre las cosas que ya nos enteramos. Por supuesto hay excepciones, como los temas confidenciales o sensibles en los que no conviene anticipar el contenido. En otro sentido, siempre estamos en una reunión para transmitir información o acceder a ella, solo que aquí es la motivación principal.

Habilidades que requiere la reunión informativa: organización de la información, comunicación digital, feedback.

Reunirse para recibir o entregar asesoramiento 

Aquí, ANTES de la reunión deberían estar todos los/las participantes muy bien informados y documentados del tema que van a tratar, para que quien asesora no deba remitirse a conceptos básicos, sino que pueda centrarse en aportar su conocimiento lo más específicamente posible. Es fundamental fijar un punto de partida para el equipo, es decir, qué conocimiento se dará por sabido y un temario de dudas bien definido. Además, una persona distinta a la que asesora, tiene que moderar. Las reuniones para dar o recibir asesoramiento bien conducidas realizan un aporte inmediato y profundo. Y no solo se trata de conocimientos técnicos o académicos, incluyen perspectivas transversales, multidisciplinarias, saber hacer experto, opiniones de grupos involucrados, etc.

Habilidades que requiere la reunión de asesoramiento: escucha activa, saber preguntar, identificación de referentes.

Reunirse para tomar una decisión

En los casos en que se deben tomar decisiones primero tiene que estar explicitado con qué resultado estará conforme ese equipo. Definir el método que utilizarán para exponer las posturas, desarrollar la reunión y decidir. Nuevamente, todos los participantes deberían estar muy bien informados y documentados del tema que se va a tratar, posiciones, opciones, perspectivas ya tratadas, ANTES de la reunión. Quien modere tendrá que lograr que la reunión termine con una decisión tomada o una definición del próximo paso para alcanzarla.

Habilidades que requiere la reunión para tomar decisiones: análisis crítico, toma de decisiones, visión.

Reunirse para resolver un problema

Resolver un problema, aclarar una situación que genera malestar, crear consenso sobre un tema en el que hay mucho desacuerdo, son todas razones para reunirse a discutir y encontrar puntos donde el equipo decida coincidir, de acuerdo a los valores y metas que los une. La persona que modere tiene que tener una gran aceptación del grupo y ser capaz de ayudar a exponer todos los puntos de vista, sobre todo los invisibilizados. ANTES de la reunión los/las participantes tienen que saber qué y cómo se tratará el tema y cuáles son sus aportes esperados.

Habilidades que requiere la reunión para resolver problemas: resolución de conflictos, comunicación no violenta, pensamiento crítico.

Reunirse para innovar

Si la reunión es para lograr nuevas ideas o trabajar creativamente, la moderación será central para que todos los/las asistentes participen y que no importe el rango o estatus de quien habla. El registro escrito y grabación (de la videollamada o audio si es presencial) de lo que se diga para no perder información tiene que estar a cargo de otra persona. Una reunión para innovar no pretende profundizar en las ideas sino acopiarlas, que el grupo escuche lo que va produciendo y converse e interactúe sobre ello. ANTES de la reunión debe estar muy clara la consigna y el objetivo.

Habilidades que requiere la reunión de innovación: creatividad, pensamiento crítico, comunicación efectiva.

Reunirse para reconocer al equipo

Muy pocas empresas tienen este tipo de reuniones que sirven para animar, entusiasmar y reconocer al equipo de forma regular. En general son reuniones anuales que coinciden con las fiestas de fin de año. Pero también se pueden realizar reuniones mensuales, planificadas o espontáneas, en las que el equipo solo se reúna para revisar y compartir todo lo que hizo bien, los logros alcanzados, los agradecimientos de clientes internos y externos, etc. Aquí será clave que quien modere haya trabajado ANTES el recuento de lo que ese equipo considera logros, desde los más pequeños hasta los más importantes.

Habilidades que requiere la reunión de reconocimiento: gratitud, empatía, convivencia.

Reunirse para encontrarse

A veces el equipo simplemente necesita reunirse para socializar, compartir, fortalecer vínculos, sentirse parte y confraternizar. Cuando existen áreas físicas compartidas como cafeterías, lugares comunes del edificio o puntos destinados por la empresa para el encuentro, esta práctica se da espontáneamente en la mayoría de los casos. En los equipos remotos y mixtos, se puede destinar tiempo previo o posterior a las reuniones de trabajo, para conversar sin agenda u organizar desayunos, por ejemplo. En la medida que las empresas tengan entornos digitales más avanzados, con flujos de trabajo interactivos, experiencias inmersivas o metaversos, se darán los mismos intercambios (y otros nuevos, claro) que ocurren presencialmente. Hoy existe una fuerte necesidad de encontrarse como equipo, todas las acciones que potencien la socialización serán de gran valor para la empresa, recuerda cuántas buenas ideas surgieron en los pasillos.

Habilidades que requiere la reunión de socialización: compañerismo, convivencia, empatía.

Reunirse para capacitar y/o inducir

Las reuniones de inducción buscan que el equipo aprenda, recuerde o se apropie de normas o valores que ese grupo o institución comparten. Son pequeñas capacitaciones altamente participativas que exigen un muy buen desarrollo de materiales ANTES y durante la reunión y un seguimiento acorde. Por otro lado las reuniones de capacitación tienen la dinámica de una clase, son en general las más estructuradas en las empresas y pueden ser un buen modelo, aunque casi siempre son demasiado largas y poco actualizadas en el aspecto pedagógico.

Habilidades que requiere la reunión de capacitación: escucha, aprendizaje, iniciativa.

Reunirse para avanzar en un proyecto

Este tipo de encuentro debería ser muy fácil, ya que la información está estructurada y los participantes tienen roles bien definidos. Sin embargo, encontramos conflictos, falta de método, discusiones sobre temas ajenos al proyecto, desinformación, falta de información, falta de liderazgo, etc. Pero si quienes participan del proyecto tienen todo el material trabajado ANTES, con las etapas claras y la persona responsable del proyecto liderando de principio a fin, durante la reunión podrán debatir, proponer nuevos caminos, ampliar enfoques, etc.

Habilidades que requiere la reunión de capacitación: escucha, innovación, compromiso.

Si releemos las razones para reunirse, veremos que hemos llegado a tres conclusiones importantísimas, transversales a todas las reuniones:

1. Que vamos a las reuniones a conversar, ese es su valor principal.
2. Que la reunión empieza ANTES de la reunión siempre, sin excepción.
3. Que sin liderazgo y conducción del encuentro no hay reunión efectiva.

Tres puntos que son contrapartida de los mayores problemas de las reuniones: que la gente llega sin una responsabilidad clara y en el caso extremo sin saber de qué “se va a hablar”, que no participa o participa pobremente y que las reuniones carecen de alguien que  modere, lidere todo el proceso y asegure el cumplimiento de los objetivos.

El problema no son las reuniones

Las reuniones tal como las tenemos hoy son una pérdida de tiempo, de enfoque y de atención. Antes de la pandemia recomendaba hacer más reuniones digitales, que fueran breves y ágiles. Sin embargo, con la masividad de las videollamadas se trasladaron muchos de los vicios de las reuniones presenciales y se multiplicó la frecuencia, al no necesitar movilizarnos, se tiene una reunión tras otra, sin respiro. Ya no alcanza con que los encuentros sean breves, además tienen que ser pocos.  ¿Escucharías un audio de Whatsapp de 30 minutos? ¿leerías un mail de 7 páginas? ¿por qué participas de horas y horas de reuniones? La reunión de trabajo es otra forma de comunicación, mediada por tecnología o no, y podemos tener pleno dominio del recurso, comenzando por no reunirnos para “hablar de algo” sino reunirnos para continuar trabajando con otros en algo.

Muchas empresas actualizaron su tecnología pero no actualizaron sus prácticas, especialmente sus formas de facilitar las relaciones y los liderazgos. Para ello es necesario potenciar habilidades en los colaboradores, las descritas al pie de cada situación para reunirse, y seis que son comunes a todas las situaciones: conversación productiva, trabajo en equipo, colaboración, gestión de la atención, planificación del trabajo y liderazgo. El problema no empieza en las reuniones, empieza ANTES.

Continuará. En la parte II de la nota hablaremos de los tiempos, las formas y las alternativas para reunirnos menos y conversar más.

Para compartir esta información citar así:

Borzani, Bárbara. “Reunirse es trabajar (parte I)” en Blog Borzani Comunicación. 22 de febrero de 2022, <https://borzani.cl/reunirse-es-trabajar-parte-I>. El blog de borzani.com.ar y borzani.cl se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional. (2005-2022)